AP流程自动化如何解决发票难题？

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AP流程自动化每天企业都会支付数十或数百张账单，但却很少考虑该如何改进流程。簿记员或会计只是简单地完成这些动作：审查账单，根据采购订单和接收文件对其进行验证，将其输入会计系统，将其发送出去以获得所需的批准，然后提交付款。这项工作不仅耗时，而且重复和枯燥。应付账款 (AP) 是每个组织必须要面对的事情—毕竟需要向供应商付款。

然而，技术为更高效、更轻松的AP流程打开了新世界的大门。自动化从根本上改进了您的AP流程，帮助组织节省时间、降低成本、增加收入并最大限度地减少错误。对于会计团队和财务领导者来说，这是一个改变游戏规则的方式，尤其是在许多人都追求削减成本和为组织创造更大价值的时代，自动化就显得更为重要。

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NetSuite助您攻克发票难题使用NetSuite自动化整个应付款流程NetSuite AP Automation 消除了很多人为错误的机会，并减轻了手动处理应付账款带来的其他挑战。该工具使支付账单变得非常简单和高效，从而显著减少会计团队的工作量。该解决方案包括四个关键组件：

第一

账单捕获收到供应商发票后，将使用基于机器学习的对象检测和光学字符识别的组合对其进行扫描，以将供应商名称、应付金额、单价和数量等详细信息转换为数字文本。人工智能 (AI) 将发票详细信息与之前的条目进行比较，然后使用适当的文本自动填充相关字段。人工智能的使用意味着随着越来越多的账单被审查以及账单捕获，会变得更加智能。

账单捕获消除了将供应商发票添加到 NetSuite 所需的大部分手动数据输入，从而节省时间，减少错误，并使会计有更多时间来分析账单数据和调查异常情况，也可以防止延误而导致滞纳金，并帮助您与供应商保持良好关系。

第二

发票匹配和审批自动三向匹配将供应商账单与相关的采购订单和接收文件进行比较，以确保定价、数量和总费用是正确的。标准工作流程会自动通过电子邮件发送账单以供管理层批准。在使用 NetSuite SuiteApprovals时，财务负责人可以定制审批工作流程以支持复杂的内部规则和审批层次结构。

发票匹配可防止向给您发送过错误或欺诈性账单的供应商多付钱。SuiteApprovals 通过确保由合适的人签署供应商付款来加强财务控制并降低欺诈风险。所有这些都将为企业带来大幅资金节约。

第三

付款与对账NetSuite AP Automation 在HSBC的帮助下集中供应商付款。借助 AP Automation，您可以通过虚拟卡、ACH 转账或单击按钮打印支票进行支付。汇丰银行虚拟卡允许您使用一次性号码向供应商付款，而不是提供信用卡供他们存档，从而节省时间并提高安全性。该卡甚至可以在大多数付款中赚取 1% 的现金返还，这可以应用于未来的账单。汇丰银行服务还支持通过ACH转账和第三方支票打印和邮寄支付。付款历史自动下载到 NetSuite 并与现有交易匹配，或者在系统找不到匹配记录时进行标记。

所有这些都有助于快速、准确地付款，改善与供应商的关系，并最大限度地减少滞纳金或因提前付款而错过折扣的机会，将所有这些信息都集中在一个系统中还可以使对帐和付款跟踪变得更加容易。此外，自动付款和对账可以节省您的员工时间，帮助他们成为更具战略意义的贡献者，并提高工作满意度和敬业度。

第四

SuiteBanking 仪表板使用 SuiteBanking 仪表板在一处监控所有应付账款信息。仪表板可突出显示未结应付款项总额、待付款、虚拟信用卡余额和银行账户余额，同时，其还具有等待批准、待定或取消的付款提醒。

查看付款状态的能力可确保结算并帮助您让供应商了解情况以避免意外， 这有助于培养牢固的关系，有利于组织的业务发展。此外，支付和财务信息的集中来源可以实现更好的现金管理，因为您可以根据最新信息优化支付时间。

第三方应付账款服务需要您登录单独的系统，然后将其与您的会计系统集成或手动传输付款数据，这种方式并不理想。NetSuite AP Automation 的总拥有成本低于类似的解决方案，这要归功于较低的交易费用和标准功能，而其他解决方案则需要额外收费。最重要的是，NetSuite AP Automation消除了在 NetSuite 之外工作的需要，在您经营业务的系统中管理整个AP流程。

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创新改革，走向成功就最近出现的财务职能而言，AP并未受到应有的重视。纸质分类账变成了数字分类账，但过程基本保持不变。现在是 NetSuite 客户彻底改革其 AP 流程的最佳时机，NetSuite AP Automation 让每一步都变得更加轻松，而且价值显而易见：节省资金并让您的财务部门充分利用他们的专业知识。

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